Cara Membuat Alur Bot (Flow)

Apa itu Alur Bot & untuk siapa

Alur Bot (Flow) adalah percakapan terpandu yang menuntun pelanggan langkah demi langkah — bertanya, menyimpan jawaban, bercabang sesuai pilihan, lalu menjalankan aksi (buat tiket, simpan calon pembeli, atur janji). Berbeda dengan bot AI yang menjawab bebas, alur mengikuti jalur yang kamu rancang.

Fitur ini tersedia untuk semua jenis akun — UMKM (B2C), Bisnis (B2B), dan Pemerintah (B2G). Cocok dipakai kalau pelanggan sering menjalani proses yang sama (memesan, mendaftar, melapor) dan kamu butuh data lengkap sejak awal — supaya tidak ada lagi tanya-jawab bolak-balik, data setengah-setengah, atau calon pembeli yang hilang tanpa ditindaklanjuti.

Yang akan kamu buat di panduan ini: sebuah alur bernama "Flow Komplain Pelanggan" yang menyala ketika pelanggan mengetik kata "komplain". Ikuti tiap langkah sambil melihat gambarnya.

Sebelum mulai

Pastikan kamu sudah masuk ke dashboard. Panduan ini murni lewat dashboard — tanpa coding. Siapkan juga gambaran kasar alur yang ingin dibuat (pertanyaan apa saja yang mau ditanyakan ke pelanggan).

Mengenal halaman Flow Bot

Buka menu Bot & Otomasi → Flow Bot di sidebar kiri. Kamu akan tiba di halaman seperti gambar di bawah.

Kalau belum punya alur apa pun, halaman ini menampilkan kotak kosong dengan ajakan membuat alur pertama. Yang perlu kamu kenali di sini:

• Tombol "+ Buat Flow" di pojok kanan atas — titik mulai membuat alur baru.
• Area daftar flow di tengah — nanti semua alur yang kamu buat tampil di sini, bisa diaktifkan/nonaktifkan dan diedit.

Langkah 1 — Buka halaman Flow Bot

Pada sidebar kiri, cari grup menu BOT & OTOMASI, lalu klik Flow Bot. Halaman Flow Bot terbuka (seperti gambar di atas).

Langkah 2 — Klik "+ Buat Flow"

Klik tombol + Buat Flow di pojok kanan atas. Sebuah jendela "Buat Flow Baru" akan muncul — di sinilah seluruh alur kita rancang. Perhatikan gambar berikut, kita akan membahas tiap bagiannya.

Langkah 3 — Isi identitas alur

Di bagian atas jendela, isi:

1. Nama Flow — beri nama yang jelas, mis. Flow Komplain Pelanggan. Nama ini hanya untukmu, pelanggan tidak melihatnya.
2. Prioritas — biarkan 0 dulu. Angka lebih kecil dicek lebih dulu bila kamu punya banyak alur dengan pemicu mirip.
3. Deskripsi (opsional) — catatan singkat soal kegunaan alur ini.
4. Mode Trigger — pilih Mengandung (alur menyala bila pesan pelanggan mengandung kata pemicu). Pilihan lain: sama persis / diawali kata tertentu.
5. Keyword Trigger — kata yang memulai alur. Isi komplain, keluhan (pisahkan dengan koma kalau lebih dari satu). Begitu pelanggan mengetik salah satu kata ini, alur langsung jalan.

Langkah 4 — Susun langkah percakapan

Geser ke bagian LANGKAH FLOW. Sudah ada satu langkah default "Kirim Pesan" — isi kotak teksnya, mis. "Kami bantu proses keluhan Anda. Mohon isi beberapa hal dulu ya."

Untuk menambah langkah, klik salah satu tombol di bawahnya. Tiap tombol = satu jenis langkah:

• + Kirim Pesan — bot mengirim teks, lalu lanjut.
• + Tanya & Simpan — bot bertanya, jawaban pelanggan disimpan ke sebuah variabel (mis. nama). Bisa diberi validasi (wajib email / nomor HP / angka).
• + Pilihan — bot menyajikan beberapa opsi; tiap opsi bisa bercabang ke langkah berbeda.
• + Kondisi (Cabang) — cek isi variabel lalu arahkan alur otomatis. Tak terlihat pelanggan.
• + Aksi Sistem — buat tiket, simpan kontak/lead, arahkan ke departemen, atau panggil webhook.
• + Cek Data — ambil data terkini (status pesanan, tagihan) di tengah chat.
• + Verifikasi Identitas — minta pelanggan membuktikan diri sebelum data pribadi dibuka.
• + Kalkulator — hitung angka dari jawaban pelanggan (mis. estimasi biaya).
• + Tunggu (Follow-up) — beri jeda waktu, lalu alur lanjut sendiri.
• + Serahkan ke CS / + Serahkan ke AI Bot — langkah penutup (lihat Langkah 5).

Tambahkan langkah secukupnya. Untuk alur komplain kita: Kirim Pesan → Tanya & Simpan "Nama Anda?" → Tanya & Simpan "Email aktif?" → Aksi Sistem (Buat Tiket) → Serahkan ke CS.

Langkah 5 — Atur arah & akhiri tiap langkah

Setiap langkah punya pengaturan "Setelah langkah ini". Klik untuk memilih:

• Lanjut ke langkah berikutnya (default) — alur turun ke langkah di bawahnya.
• Lompat ke langkah tertentu — untuk percabangan.
• Akhiri flow di sini — menutup alur.

⚠️ Wajib diperhatikan: langkah terakhir setiap alur (dan setiap cabang) harus berakhir di Serahkan ke CS, Serahkan ke AI Bot, atau "Akhiri flow di sini". Kalau lupa, alur "bocor" — pelanggan menerima pesan yang salah. Pilih Serahkan ke CS untuk kasus yang butuh ditangani manusia, atau Serahkan ke AI Bot supaya pelanggan bisa lanjut bertanya bebas.

Langkah 6 — Aktifkan & simpan

Centang Flow aktif di kiri bawah supaya alur langsung berlaku. Lalu klik tombol Buat Flow. Alurmu kini tampil di daftar halaman Flow Bot.

Langkah 7 — Uji coba dulu sebelum live

Jangan langsung lepas ke pelanggan asli. Buka menu Bot & Otomasi → Uji Coba Bot. Di halaman ini kamu bisa mengobrol dengan botmu persis seperti pelanggan.

Ketik kata pemicu (mis. komplain) di kolom pesan, lalu jalani alurnya sampai selesai. Coba juga jalur cabang dan jawaban yang sengaja salah — pastikan semua mengalir benar.

Cara tahu alurmu sudah berhasil

Alurmu bekerja dengan benar bila, saat diuji:

• Mengetik kata pemicu langsung memulai alur (bukan dijawab bot AI biasa).
• Tiap pertanyaan muncul berurutan, jawaban tersimpan.
• Percabangan mengarah ke langkah yang tepat.
• Alur berakhir jelas — diserahkan ke CS atau AI bot, tidak menggantung.
• Aksi terjadi: tiket benar-benar terbuat, kontak tersimpan (cek di menu Tiket / Contacts).

Tips & masalah umum

• Mulai sederhana. Bangun alur lurus dulu, baru tambah cabang setelah lancar.
• Cabang "bocor"? Langkah terakhir cabang itu belum diset "Akhiri flow di sini" — perbaiki di pengaturan "Setelah langkah ini".
• Beri jalan keluar. Pelanggan cukup mengetik batal untuk keluar dari alur kapan saja.
• Personalkan. Sisipkan {{nama}} (nama variabel) ke teks pesan agar percakapan terasa lebih dekat.
• Urutan prioritas: saat pesan masuk, sistem cek Alur Bot dulu → AutoReply → baru bot AI.