Solusi
Pelayanan desa yang dekat dengan warga, terlacak rapi
Warga tanya prosedur kapan saja, permohonan surat tercatat bernomor, dan pengumuman desa sampai dengan terkontrol.
Masalah yang sering terjadi
- Warga bolak-balik ke kantor desa hanya untuk menanyakan syarat surat.
- Permohonan surat (pengantar, keterangan usaha) dicatat manual → sulit ditelusuri.
- Pengumuman desa tidak merata sampai ke seluruh warga.
- Sulit memastikan tiap permohonan ditindaklanjuti dan akuntabel.
Fitur yang menyelesaikannya
| Kebutuhan | Fitur BantuCS |
|---|---|
| Jawab syarat & prosedur layanan | AI Bot + Sumber Data |
| Permohonan surat bernomor & terlacak | Tiket / Kasus |
| Pengumpulan data permohonan | Flow Bot |
| Arahkan ke perangkat desa terkait | Departemen |
| Pengumuman resmi terkontrol | Broadcast dengan persetujuan 4-mata |
Cara kerjanya
- Warga bertanya → bot menjelaskan syarat, prosedur, dan jam layanan kantor desa kapan saja.
- Warga mengajukan surat → Flow Bot mengumpulkan data, lalu dibuatkan Tiket bernomor (mis. TKT-00108).
- Permohonan diarahkan ke perangkat desa terkait dan dipantau sampai selesai.
- Pengumuman resmi dikirim lewat Broadcast yang wajib melewati persetujuan 4-mata.
Contoh nyata
Kantor Desa Sukamaju. Warga sering datang hanya untuk bertanya syarat surat, dan permohonan dicatat di buku sehingga sulit melacak mana yang sudah selesai.
Sekarang: bot menjawab pertanyaan prosedur 24 jam, tiap permohonan surat otomatis bernomor dan diarahkan ke perangkat terkait, serta pengumuman resmi dikirim terkontrol. Warga bisa mengecek status permohonan dengan nomor tiket.
Hasilnya
- 🏡 Warga tak perlu bolak-balik hanya untuk bertanya syarat.
- 🧾 Tiap permohonan bernomor, terlacak, akuntabel.
- 📢 Pengumuman desa sampai merata dan terkontrol.
Pertanyaan Umum
Bagaimana warga mengecek status permohonan suratnya?
Warga memakai nomor tiket yang diterima saat mengajukan untuk mengecek status — transparan dan mudah ditelusuri.
Apakah pengumuman desa bisa dikontrol agar tidak salah kirim?
Bisa. Broadcast dapat diatur wajib melewati persetujuan 4-mata sebelum benar-benar dikirim ke warga.
Apakah data warga aman?
Data dikelola sesuai UU Perlindungan Data Pribadi, dengan enkripsi dan kontrol akses per perangkat desa.