Cara Mengundang & Mengelola Tim CS

Untuk siapa panduan ini

Panduan ini untuk akun Bisnis (B2B) dan Pemerintah (B2G). Fitur Tim CS memungkinkan beberapa agen melayani pelanggan bersama-sama, masing-masing dengan akun sendiri. Akun UMKM (B2C) umumnya dilayani pemilik sendiri, jadi menu ini tidak ditampilkan di sana.

Pakai panduan ini saat: percakapan pelanggan sudah terlalu banyak untuk ditangani satu orang, atau kamu ingin membagi shift dan tanggung jawab ke beberapa petugas.

Yang perlu disiapkan

• Alamat email tiap calon anggota tim — undangan dikirim ke email mereka.
• Cek sisa kuota agen di paketmu — jumlah agen yang bisa diundang mengikuti batas paket langganan.

Mengenal halaman Tim CS

Semua anggota tim dikelola di satu halaman: Tim CS. Perhatikan gambar di bawah.

Yang perlu kamu kenali di halaman ini:

• Tombol undang anggota — titik mulai mengundang orang baru ke tim.
• Daftar anggota — semua agen yang sudah tergabung, lengkap dengan statusnya. Dari sini juga akses anggota bisa dicabut.

Langkah 1 — Buka halaman Tim CS

Pada sidebar kiri, cari grup menu SALURAN & TIM, lalu klik Tim CS. Halaman daftar anggota terbuka.

Langkah 2 — Undang anggota baru

Klik tombol undang anggota. Sebuah isian muncul — masukkan alamat email calon anggota tim, lalu kirim undangan.

Langkah 3 — Anggota menerima undangan

Undangan dikirim otomatis ke email calon anggota:

• Belum punya akun — saat membuka undangan, ia diminta membuat kata sandi sendiri, lalu langsung tergabung.
• Sudah punya akun — ia langsung bergabung ke workspace tanpa membuat kata sandi baru.

Undangan punya masa berlaku terbatas. Bila kedaluwarsa sebelum dibuka, cukup kirim ulang dari halaman Tim CS.

Langkah 4 — Tiap agen bekerja dengan akunnya

Setelah tergabung, tiap agen login dengan akunnya sendiri dan menangani percakapan di Inbox yang sama. Hindari berbagi satu akun bersama — dengan akun masing-masing:

• Terlihat siapa menangani percakapan mana.
• Laporan kinerja akurat per agen (lihat menu SLA & Kinerja).
• Akses anggota yang keluar bisa dicabut tanpa mengganggu yang lain.
• Lebih aman — tidak ada kata sandi yang beredar ke banyak orang.

Langkah 5 — Cabut akses saat anggota keluar

Bila ada anggota yang resign atau pindah tugas, buka halaman Tim CS dan cabut aksesnya. Login orang itu berhenti, tapi semua percakapan dan tiket yang pernah ia tangani tetap tersimpan utuh — hanya orangnya yang dilepas dari tim.

Cara tahu berhasil

Tim CS-mu sudah siap bila:

• Anggota yang kamu undang menerima email undangan dan berhasil membuat akun.
• Nama mereka muncul di daftar anggota halaman Tim CS.
• Tiap agen bisa login dengan akunnya sendiri dan membuka Inbox yang sama.
• Akses anggota yang dicabut benar-benar tidak bisa login lagi, tapi data layanannya tetap ada.

Tips

• Padukan dengan Departemen. Arahkan percakapan ke tim yang tepat lewat fitur Departemen & Routing.
• Pantau beban lewat SLA & Kinerja. Lihat siapa kelebihan muatan, lalu bagi ulang tugasnya.
• Satu orang, satu akun. Jangan berbagi akun — itu mengaburkan laporan kinerja dan menurunkan keamanan.

Masalah umum

• Email undangan tidak masuk — minta anggota cek folder spam. Bila undangan kedaluwarsa, kirim ulang dari halaman Tim CS.
• Tidak bisa mengundang lagi — kemungkinan kuota agen paketmu sudah penuh; tinjau paket langganan di menu Billing.